住民票は、市町村と特別区で作成される住民に関する記録のことです。各市区町村ごとに住民基本台帳にまとめられていて、現住所の証明、選挙人の登録、人口の調査などに利用されています。2012年(平成24年)7月9日からは、90日以上日本国内に滞在する外国籍中長期滞在者や特別永住者などが、外国人住民として住民基本台帳法の適用を受けることになったため、外国人も住民票の登録と住民票の写しを取得できるようになりました。
3月末から4月頭にかけては初めて住民票が必要になる新社会人や大学生として勤務先や学校などで提出を求められる場合や、一人暮らしを始めるために引越し先の契約で必要になる方も多く、住民票の取得の仕方に戸惑うかもしれませんね。
住民票が必要となるケースは運転免許、不動産登記、賃貸契約、年金関係、就職、パスポートの取得、婚姻など戸籍の届出、年金関係、相続関係、資格取得関係、車両登録などと様々なケースがあります。
住民票には、氏名、住所、生年月日など住民としての地位に関する事項や、選挙や国民健康保険等に関する事項など行政の事務処理等に利用される事項などが記録されます。住民票の提出先によってはより多くの記載事項を指定されることもありますので、住民票の記載項目をあらかじめ聞いておくとスムーズです。住民票に記載する項目は住民票コードやマイナンバーなどの極めて重要な個人情報を取り扱いますので、特に提出先から記載事項の指定がない場合は最低限の記載事項で済ませるようにしましょう。


住民票の交付の仕方

住民票は現在住んでいる住所を証明するものです。現住所と住民票の住所が違う場合は、住民票の提出先との契約や手続きなどが無効となってしまいます。また、住民票の移動は住民基本台帳法で定められた義務であり14日以内に届け出を出していないことが発覚した場合最大50,000円の過料を課せられる場合もあります。住民票の移動が済んでいない場合は速やかに前の住所の転出届を済ませて、新しい住所に住民票の移動を行いましょう。その後に住民票の交付を行うことになります。

住民票の写しの記載事項

特に記載事項を指定しな場合は1.から6.までが基本となります。
1.氏名
2.生年月日
3.性別
4.住民となった年月日
5.住所及び転居したものについては、その住所を定めた年月日
6.届出の年月日及び従前の住所
戸籍の表示と、世帯主の氏名および世帯主との続柄は、交付する際に記載の有無をえらびます。
住民票コードと、マイナンバーの記載は極めて重要な個人情報ですので、提出先や利用目的等が明確ではないと役所の職員に判断された場合には記載して交付されないこともあります。また、自動交付機での住民票コードと、マイナンバーの記載の交付は取り扱いがない場合がほとんどです。


住民票の写しの交付を請求できる場所

住民票の写しの交付を請求できる場所は基本的に各市区町村の役所や特別出張所となります。
窓口での請求
 本人および同一世帯の方、または代理人に委任することもできます(委任状が必要です)郵送による請求も可能。
電話予約による交付
 住民登録している本人又は同一世帯の方で、受け取りには本人確認書類(有効期限内の運転免許証・パスポート・住民基本台帳カード・保険証等)が必要。
自動交付機での発行
自動交付機を利用するには、マイナンバーカード(個人番号カード)、住民基本台帳カード(写真有)、住民基本台帳カード(写真無)、印鑑登録証、自動交付機カードのいずれかの取得と自動交付機専用の暗証番号等の利用登録が必要。
コンビニでの自動交付機での発行
 コンビニ交付は、マイナンバーカードまたは住民基本台帳カードを利用して市区町村が発行する証明書(住民票の写し、印鑑登録証明書等)が全国のコンビニエンスストア等のキオスク端末やマルチコピー機から取得できるサービスです。また、お住まいの市区町村と本籍地の市区町村が異なる方は、事前に申請することで戸籍証明書も取得できます。
※市区町村により取得できる証明書は異なります。
広域交付による請求
 本人および同一世帯の方に限られます。受付時間や手数料等、各市区町村の取扱いが異なる場合がありますので、住民票の写しを取る市区町村に事前に問い合わせてから利用するようにしましょう。


住民票の写しの交付に必要なもの

有効期限内の運転免許証・パスポート・住民基本台帳カードまたは在留カード等の官公所が発行した顔写真付きの証明書など本人確認が出来る書類が必要です。
代理人の場合は上記の本人確認の書類のほか委任状が必要です。

住民票の写しの交付の手数料

住民票の交付手数料は1通につき300円で自動交付機を使って交付するとおおむね150円から200円で交付できますが、各市区町村によって金額は一律ではありませんので事前に自治体に問合せる事をおすすめします。

住民票のコンビニ交付の注意点

お近くのコンビニで自動交付できる住民票ですが、いくつかの注意点があります。

1.マイナンバーカードまたは住民基本台帳カードがないと交付できない。
住民票を交付しようとコンビニに行く時にマイナンバーカードまたは住民基本台帳カードを持っていかないとコンビニでは交付できません。マイナンバーカードまたは住民基本台帳カードをそもそも持っていない場合は各市区町村の役所でカードを発行する必要があります。住民基本台帳カードは現在では新規の発行は行っていません。住民基本台帳カードとしての機能は、今後マイナンバーカードに移行されるため、コンビニで自動交付するにはマイナンバーカードの発行の申請を各市区町村の役所で行いましょう。マイナンバーカードは各市区町村の役所に申請してから概ね1か月ほどで「交付通知書」が送くられてきて、その後役所に受け取り予約をしてから受け取ることになるため、非常に時間がかかります。

2.全てのコンビニで交付できるわけではない。
各自治体と地域のコンビニとの提携により決められているため、どこのコンビニでも住民票を交付できるわけではありません。対応しているコンビニは、地方公共団体情報システム機構のサイトより確認できます。
https://www.lg-waps.jp/01-03.html

3.住民票コードと、マイナンバーの記載ができない場合が多い

住民票コードと、マイナンバーは極めて重要な個人情報のため役所の窓口で交付するのが基本となります。このため、コンビニでは住民票コードと、マイナンバーは記載できないことがほとんどです。自治体によってはマイナンバーの記載ができるところもありますが、住民票コードの記載ができる自動交付機はありません。